Instrukcja w sprawie zasad i trybu realizacji prac badawczych usługowych zlecanych przez podmioty zewnętrzne w UwB

1. Jednostka Uczelni zainteresowana wykonaniem pracy badawczej zleconej przez podmiot zewnętrzny składa w Dziale Nauki następującą dokumentację:
   • projekt umowy o realizację pracy zleconej zaakceptowany przez kierownika pracy oraz kierownika jednostki organizacyjnej Uniwersytetu – w przypadku gdy wartość zlecenia przekracza  5 000 zł.,
   • projekt umowy lub pisemne zlecenie zaakceptowane przez kierownika pracy oraz kierownika jednostki organizacyjnej Uniwersytetu – w przypadku gdy wartość zlecenia nie przekracza kwoty 5 000 zł.,
   • kalkulację wstępną kosztów, uwzględniającą koszty bezpośrednie, koszty pośrednie oraz podatek VAT. (druk kalkulacji do pobrania).
2. Dział Nauki po sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym dokumentacji przekazuje umowę do zaopiniowania Zespołowi Radców Prawnych a następnie do akceptacji Prorektorowi właściwemu ds. nauki. Po zaakceptowaniu umowy przez Prorektora, Dział Nauki nadaje pracy odpowiedni numer i symbol.
3. Dokumenty finansowe, w tym faktury zakupowe, delegacje itp. dotyczące realizacji pracy zleconej  powinny być opisane przez kierownika pracy, zaakceptowane pod względem zasadności wydatkowania środków finansowych przez kierownika jednostki organizacyjnej Uniwersytetu i przekazane do Działu Nauki. W opisie dokumentów należy podać nr i symbol pracy nadany przez Dział Nauki. Podstawą wynagrodzenia wykonawców pracy zleconej jest dodatek do wynagrodzenia wypłacany na podstawie regulaminu wynagradzania UwB.
   
4. Po zrealizowaniu pracy, kierownik pracy sporządza i dostarcza do Działu Nauki protokół zdawczo-odbiorczy pracy, który stanowi podstawę do wystawienia faktury dla jednostki zamawiającej. UWAGA! Z dniem 1 stycznia 2011 roku usługi naukowo-badawcze (symbol PKWiU-73) podlegają opodatkowaniu stawką VAT w wysokości 23%. Opodatkowanie prac zleconych podatkiem od towarów i usług (VAT) uprawnia do odliczenia tego podatku od zakupów dokonanych celem realizacji pracy zleconej (nie dotyczy noclegów, usług gastronomicznych i paliwa samochodowego). W związku z powyższym w koszty pracy zleconej z faktur zakupowych należy zakwalifikować kwotę netto. W opisie tych faktur powinna być adnotacja „podatek VAT do odliczenia”.
5. Przy wykonywaniu usług badawczych realizowanych w postępowaniu o zamówienie publiczne:
   • podstawowe jednostki organizacyjne Uczelni, przystępujące do udziału w postępowaniu w sprawie udzielenia zamówienia publicznego w charakterze wykonawcy (zleceniobiorcy) zobowiązane są do kompletnego i poprawnego przygotowania dokumentów wymaganych przez zamawiającego (zleceniodawcę),
   • przygotowane dokumenty podstawowa jednostka organizacyjna przedkłada do Działu Nauki, co najmniej na 5 dni przed złożeniem oferty, celem konsultacji poprawności przygotowanej dokumentacji z Działem Zamówień Publicznych oraz zaopiniowania projektu umowy przez Zespół Radców Prawnych.