Zgodnie z Zarządzeniem nr 54 Rektora UwB z dnia 30 czerwca 2020 r. obowiązują nstępujące terminy składania wniosków o finansowanie i dofinansowanie projektów:

Projekty NCN, MEiN i wnioski o finansowanie lub dofinansowanie projektów badawczych (poza projektami NCBR, w tym finansowanymi z funduszy strukturalnych):

• minimum 5 dni roboczych przed zakończeniem konkursu na zgłoszenie projektu (kosztorysu wraz ze skróconym opisem projektu) w Dziale Nauki,
• minimum 2 dni robocze przed zakończeniem konkursu na przekazanie wniosku do podpisu Prorektora właściwego ds. nauki za pośrednictwem Działu Nauki,

Projekty NCBR, w tym finansowane z funduszy strukturalnych oraz inne projekty nie wymienione wyżej:

• minimum 15 dni roboczych przed zakończeniem konkursu na zgłoszenie projektu (kosztorysu wraz ze skróconym opisem projektu) w Dziale Nauki,
• minimum 4 dni robocze przed zakończeniem konkursu na przekazanie wniosku do podpisu Rektora lub Prorektora właściwego ds. nauki za pośrednictwem Działu Nauki,

Fragment Zarządzenia nr 54 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 30 czerwca 2020 r. w sprawie Instrukcji obiegu dokumentów księgowych Uniwersytetu w Białymstoku:

"D-5 Projekty finansowane z funduszy strukturalnych

1.    Kierownik projektu w porozumieniu z kierownikiem jednostki sporządza opis oraz kosztorys/budżet projektu finansowanego lub dofinansowanego z funduszy strukturalnych.
2.    Kierownik projektu przedkłada kosztorys/budżet wraz ze skróconym opisem projektu w Dziale Nauki na minimum 15 dni roboczych przez terminem zakończenia naboru wniosków.
3.    Dział Nauki sprawdza kosztorys/budżet projektu pod względem wymagań konkursu i możliwości jego wykonania przez Uniwersytet w Białymstoku oraz przekazuje go do zaopiniowania kwestorowi oraz rektorowi lub prorektorowi właściwemu do spraw nauki w zależności od zakresu merytorycznego projektu.
4.    W razie stwierdzenia nieprawidłowości w wyżej wymienionym zakresie Dział Nauki zwraca się do kierownika projektu o korektę kosztorysu/budżetu projektu.
5.    Komplet dokumentów stanowiących wniosek o dofinansowanie lub finansowanie projektu wraz z wymaganymi załącznikami kierownik projektu składa w Dziale Nauki na minimum 4 dni robocze przez terminem zakończenia naboru wniosków.
6.    Dział Nauki, po akceptacji rektora lub prorektora właściwego do spraw nauki, w zależności od zakresu merytorycznego projektu, przesyła wniosek do właściwej Instytucji Pośredniczącej.
7.    W przypadku uzyskania dofinansowania projektu przed dokonaniem płatności dokumenty finansowe przekazywane są w pierwszej kolejności do Działu Nauki lub innej jednostki Uniwersytetu w Białymstoku odpowiedzialnej za rozliczenie finansowe projektu, które sprawdzają je pod względem merytorycznym oraz zgodności finansowania z kosztorysem.
8.    Kierownik projektu lub osoba do tego upoważniona składa raporty okresowe i końcowy z realizacji projektu w terminach określonych w umowie o realizację projektu, w tym przez system SL2014, jeśli takie są zapisy w umowie.
9.    W przypadku konieczności złożenia przez rektora lub prorektora właściwego do spraw nauki podpisu pod raportem, komplet dokumentów stanowiący raport okresowy lub końcowy należy dostarczyć do Działu Nauki w terminie minimum 3 dni roboczych przed terminem złożenia raportu wskazanym w umowie.

D-6 Projekty badawcze

1.    Kierownik projektu w porozumieniu z kierownikiem jednostki sporządza opis oraz kosztorys/budżet projektu badawczego.
2.    Kierownik projektu przedkłada kosztorys/budżet wraz ze skróconym opisem projektu w Dziale Nauki na minimum 5 dni roboczych przez terminem zakończenia naboru wniosków.
3.    Dział Nauki sprawdza kosztorys/budżet projektu pod względem wymagań konkursu oraz przekazuje go do zaopiniowania prorektorowi właściwemu do spraw nauki.
4.    W razie stwierdzenia nieprawidłowości w wyżej wymienionym zakresie Dział Nauki zwraca się do kierownika projektu o korektę kosztorysu/budżetu projektu.
5.    Komplet dokumentów stanowiących wniosek o finansowanie lub dofinansowanie projektu, wraz z wymaganymi załącznikami, kierownik projektu przekazuje do akceptacji prorektorowi właściwemu do spraw nauki na minimum 2 dni robocze przez terminem zakończenia naboru wniosków.
6.    Dział Nauki przesyła wniosek do właściwej instytucji organizującej konkurs.
7.    W przypadku uzyskania dofinansowania kierownicy projektów badawczych każdorazowo, przed przedłożeniem kierownikowi jednostki organizacyjnej dokumentów finansowych do zatwierdzenia, składają pisemne oświadczenie o ich zgodności z realizowanym projektem. Oświadczenie każdorazowo jest potwierdzane przez Dział Nauki.
8.    Kierownik projektu składa raporty roczne i końcowy z realizacji projektu w terminach określonych w umowie o realizację projektu za pośrednictwem Działu Nauki.
9.    Komplet dokumentów stanowiący raport roczny lub końcowy Kierownik projektu przekazuje za pośrednictwem należy dostarczyć do Działu Nauki do akceptacji prorektorowi właściwemu do spraw nauki, w terminie minimum 5 dni roboczych przed terminem złożenia raportu wskazanym w umowie.
10.    Dział Nauki przesyła raport roczny lub okresowy do właściwej instytucji w terminie i trybie określonym przez tą instytucję."