Polecenie wyjazdu służbowego wystawia jednostka wysyłająca, w terminach uzgodnionych z dyrektorem Filii, przed planowanym terminem wyjazdu. Pracownicy, którzy chcą podróżować do Wilna własnym samochodem, muszą posiadać ważne orzeczenie lekarza medycyny pracy uprawniające do prowadzenia samochodu prywatnego w celach służbowych. Koszty podróży środkami komunikacji publicznej (autobus, pociąg) są rozliczane na podstawie biletów zakupionych przez pracownika w kasie międzynarodowej, w dowolnie wybranym biurze podróży lub na stronie internetowej przewoźnika. Diety pobytowe są wypłacane w wysokości i zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróżny służbowej. Jednocześnie, pracownik jest zobowiązany do zawiadomienia Pracodawcy o każdej zmianie danych zawartych we wniosku wyjazdowym, w terminie 3 dni od momentu ich zaistnienia.